Mehrfamilienhaus oder Wohnungspaket kaufen: die Unterlagen-Due-Diligence Schritt für Schritt

Warum die Unterlagenprüfung über den Kauf entscheidet

Wer ein Mehrfamilienhaus oder ein Paket von Eigentumswohnungen kauft, erwirbt nicht nur Bausubstanz. Er übernimmt ein laufendes System aus Mietverhältnissen, Beschlüssen, Verträgen und Pflichten — und zwar weitgehend so, wie der Verkäufer es hinterlässt. Der Notartermin besiegelt diesen Zustand. Was bis dahin nicht geprüft wurde, wird danach selten besser.

Professionelle Käufer arbeiten deshalb mit einer festen Reihenfolge: zuerst die rechtliche Basis des Objekts, dann die Vertragsverhältnisse, dann das Zahlenwerk, zuletzt die Technik. Diese Reihenfolge hat einen einfachen Grund — sie deckt mögliche Abbruchkriterien zuerst auf, bevor Geld für Gutachten, Finanzierungszusagen und Berater fließt.

Ein Hinweis vorab: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei einer konkreten Transaktion gehören der Notar, im Zweifel ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht und ein Steuerberater mit an den Tisch.

Schritt 1: Das Grundbuch — Abteilung II und III lesen

Am Anfang steht ein aktueller Grundbuchauszug, idealerweise nicht älter als wenige Wochen. Abteilung I zeigt, ob der Verkäufer tatsächlich als Eigentümer eingetragen ist. Interessanter ist Abteilung II: Dort stehen Lasten und Beschränkungen wie Wegerechte, Leitungsrechte, Wohnrechte, Nießbrauch oder Vorkaufsrechte. Ein eingetragenes Wohnrecht etwa kann eine Einheit auf Jahre unvermietbar machen — und mindert den Wert entsprechend. Auch Zwangsversteigerungs- oder Insolvenzvermerke erscheinen in Abteilung II; sie sind ein deutliches Warnsignal.

Abteilung III enthält die Grundpfandrechte, vor allem Grundschulden und Hypotheken. Wichtig zu wissen: Die eingetragene Summe sagt nichts über die tatsächliche Restschuld — eine Grundschuld bleibt in voller Höhe eingetragen, auch wenn das Darlehen längst getilgt ist. Entscheidend ist, dass der Kaufvertrag die Lastenfreistellung regelt: Der Notar gestaltet den Vollzug üblicherweise so, dass Sie das Objekt frei von den Grundpfandrechten des Verkäufers erwerben — prüfen Sie im Vertragsentwurf, dass die Lastenfreistellung ausdrücklich vorgesehen ist.

Nicht im Grundbuch stehen in den meisten Bundesländern die Baulasten — öffentlich-rechtliche Verpflichtungen etwa zu Abstandsflächen oder Stellplätzen, die in einem eigenen Baulastenverzeichnis beim Bauamt geführt werden. Wer ein Grundstück mit Ausbaureserve kauft, sollte dieses Verzeichnis immer mit abfragen.

Schritt 2: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschluss-Sammlung

Ist das Objekt nach dem Wohnungseigentumsgesetz aufgeteilt — beim Kauf eines Wohnungspakets fast immer der Fall —, kommt eine zweite Ebene hinzu. Die Teilungserklärung mit Aufteilungsplan legt fest, was Sondereigentum und was Gemeinschaftseigentum ist; die Gemeinschaftsordnung regelt Kostenverteilung, Stimmrechte und Sondernutzungsrechte. Weicht der Kostenverteilungsschlüssel vom gesetzlichen Maßstab ab, kann das die Rendite einzelner Einheiten spürbar verschieben — solche Klauseln übersieht man leicht.

Prüfen Sie in der Teilungserklärung auch, ob eine Veräußerungsbeschränkung vereinbart ist: Nach § 12 Abs. 1 WEG kann vereinbart sein, dass der Verkauf einer Einheit der Zustimmung anderer Wohnungseigentümer oder eines Dritten — in der Praxis meist des Verwalters — bedarf. Diese Zustimmung darf nach § 12 Abs. 2 WEG nur aus einem wichtigen Grund versagt werden — in der Praxis ist sie vor allem ein Zeitfaktor, den Sie bei der Abwicklung einplanen sollten. Das betrifft Sie doppelt: beim Ankauf und Jahre später wieder beim Verkauf.

Die unterschätzte Quelle ist die Beschluss-Sammlung: Nach § 24 Abs. 7 WEG ist für jede Eigentümergemeinschaft eine fortlaufende Sammlung zu führen, die den Wortlaut der in den Versammlungen verkündeten und der schriftlichen Beschlüsse sowie die Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in WEG-Streitigkeiten enthält. Während Versammlungsprotokolle nur einzelne Jahre abbilden, zeigt die Beschluss-Sammlung die gesamte Beschlusshistorie der Gemeinschaft. Fordern Sie beides an — die Protokolle der letzten drei bis fünf Eigentümerversammlungen und die vollständige Beschluss-Sammlung — und lesen Sie sie mit diesen Fragen:

• Welche Maßnahmen sind beschlossen, aber noch nicht umgesetzt? Deren Kosten treffen je nach Fälligkeit bereits den Käufer.
• Gibt es beschlossene Sonderumlagen — und sind sie schon fällig gestellt und bezahlt?
• Laufen oder liefen Gerichtsverfahren, etwa Anfechtungen von Beschlüssen? Eine Serie von Anfechtungen deutet auf eine zerstrittene Gemeinschaft hin.
• Tauchen dieselben Themen über Jahre wieder auf — Feuchtigkeit im Keller, Ärger mit der Heizung? Wiederkehrende Punkte sind meist ungelöste Probleme.
• Wie hoch ist die Erhaltungsrücklage, und wächst sie? Die Ansammlung einer angemessenen Rücklage gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung — eine auffällig niedrige Rücklage bei einem älteren Gebäude ist ein Warnsignal.
• Wie oft hat die Verwaltung gewechselt? Häufige Wechsel in kurzer Folge haben selten gute Gründe.

Schritt 3: Mietverträge und Kautionen — was Sie automatisch übernehmen

Für die Mietverhältnisse gilt der Grundsatz „Kauf bricht nicht Miete“: Nach § 566 Abs. 1 BGB tritt der Erwerber vermieteten Wohnraums anstelle des Verkäufers in die Rechte und Pflichten aus den bestehenden Mietverhältnissen ein. Sie übernehmen die Verträge so, wie sie sind — einschließlich günstiger Bestandsmieten, alter Staffelvereinbarungen und mündlicher Nebenabreden, von denen Sie womöglich nie erfahren haben.

Besonders unterschätzt: die Kautionen. Nach § 566a BGB tritt der Erwerber auch in die Rechte und Pflichten aus geleisteten Mietsicherheiten ein. Nach der Rechtsprechung muss der Erwerber die Kaution bei Mietende grundsätzlich selbst dann zurückzahlen, wenn der Verkäufer sie ihm nie übergeben hat. Lassen Sie sich deshalb jedes Kautionskonto einzeln nachweisen und regeln Sie die Übertragung ausdrücklich im Kaufvertrag.

Bei langfristigen Verträgen — vor allem bei Gewerbeeinheiten im Erdgeschoss — lohnt der Blick auf die Form: Seit dem 1. Januar 2025 genügt für Gewerbemietverträge die Textform. Ein Gewerbemietvertrag, der für längere Zeit als ein Jahr nicht in Textform geschlossen wird, gilt nach § 578 Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 Satz 1 BGB als auf unbestimmte Zeit geschlossen — und wird damit ordentlich kündbar; seit dem 1. Januar 2026 gilt das auch für Altverträge. Die frühere „Schriftformfalle“ ist damit entschärft, doch rein mündliche Nachträge oder Nebenabreden bleiben riskant — prüfen Sie deshalb weiterhin sämtliche Nachträge auf Formmängel. Für Wohnraummietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr gilt nach § 550 BGB dagegen weiterhin die Schriftform. Fordern Sie je Einheit mindestens an:

• Den vollständigen Mietvertrag mit allen Nachträgen und Anlagen — nicht nur die erste Seite mit der Miethöhe.
• Eine aktuelle Mietaufstellung mit Nettokaltmiete, Vorauszahlungen, Mietbeginn sowie etwaigen Staffel- oder Indexvereinbarungen je Einheit.
• Nachweise über sämtliche Kautionen: Höhe, Anlageform, Kontobelege.
• Eine Übersicht über Mietrückstände, laufende Mietminderungen und gekündigte Mietverhältnisse.
• Den Schriftverkehr zu Streitigkeiten, Mieterhöhungen und Kündigungen der letzten Jahre.
• Übergabeprotokolle, soweit vorhanden.

Schritt 4: Abrechnungen, Wirtschaftspläne und Energieausweis

Die Betriebskostenabrechnungen der letzten drei Jahre sind das ehrlichste Dokument im Datenraum. Sie zeigen, welche Kosten tatsächlich anfallen, welche davon umlagefähig sind — und dass die Kosten des Leerstands beim Eigentümer bleiben. Zur Einordnung: Nach § 556 Abs. 3 BGB ist über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abzurechnen; die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, danach sind Nachforderungen des Vermieters grundsätzlich ausgeschlossen. Fehlen Abrechnungen für zurückliegende Jahre, sollte der Kaufvertrag klar regeln, wer sie noch erstellt — sonst bleiben Sie im Zweifel auf nicht mehr durchsetzbaren Nachforderungen sitzen.

Bei aufgeteilten Objekten kommen die Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der Gemeinschaft hinzu. Vergleichen Sie das laufende Hausgeld mit den tatsächlichen Kosten: Ein zu knapp kalkulierter Wirtschaftsplan schönt die Rendite auf dem Papier — die Lücke holt Sie später als Nachschuss oder Sonderumlage ein.

Den Energieausweis müssen Sie nicht als Gefallen erbitten: Nach § 80 GEG hat der Verkäufer ihn dem Kaufinteressenten spätestens bei der Besichtigung vorzulegen und nach Vertragsschluss zu übergeben. Die Kennwerte gehören in Ihre Kalkulation — sie beeinflussen Finanzierungskonditionen und zeigen, wo energetische Investitionen absehbar sind. Und schließlich die Technik selbst: Eine Begehung mit einem Fachmann — Dach, Fassade, Heizungsanlage samt Baujahr, Steigstränge, Elektrik, Keller — deckt den Instandhaltungsstau auf, den keine Abrechnung zeigt. Je älter die Heizung und je länger die Liste verschobener Maßnahmen, desto größer der Investitionsbedarf, den Sie in den Kaufpreis einpreisen sollten.

Rote Flaggen: Bei diesen Befunden lohnt der zweite Blick

Keiner dieser Befunde muss ein Abbruchkriterium sein — aber jeder verlangt eine Erklärung, bevor Sie zum Notar gehen. Und jeder ist ein Argument in der Kaufpreisverhandlung:

• Zwangsversteigerungs- oder Insolvenzvermerk in Abteilung II des Grundbuchs.
• Beschlossene Maßnahmen oder Sonderumlagen ohne gesicherte Finanzierung — Kosten, die je nach Fälligkeit der Erwerber trägt.
• Eine auffällig niedrige Erhaltungsrücklage bei erkennbar altem Gebäudebestand.
• Kautionen, für die der Verkäufer keine Kontonachweise vorlegen kann.
• Eine Mietaufstellung, die nicht zu den Verträgen passt — etwa Exposé-Mieten, die kein Mietvertrag deckt.
• Kurz vor dem Verkauf abgeschlossene Neuvermietungen zu auffällig hohen Mieten — sie können die Ertragslage besser aussehen lassen, als sie ist.
• Lückenhafte Unterlagen: Wer Protokolle, Abrechnungen oder die Beschluss-Sammlung „nicht findet“, hat selten nur ein Ordnungsproblem.

Wie eine gute Verwaltung die Prüfung unterstützt

Die Unterlagen-Due-Diligence ist Fleißarbeit — vor allem aber Erfahrungssache. Wer jede Woche Wirtschaftspläne, Abrechnungen und Versammlungsprotokolle liest, erkennt unplausible Positionen, verdeckte Konflikte und geschönte Zahlen deutlich schneller als jemand, der das zweimal im Jahr tut. Es spricht deshalb viel dafür, die künftige Verwaltung schon in die Ankaufsprüfung einzubinden — nicht erst nach der Schlüsselübergabe.

KF Properties begleitet Investoren regelmäßig bei Ankäufen: Die Verwaltung prüft das Zahlenwerk und die Beschlusslage, die eigenen Teams für Hausmeisterdienst sowie Sanierung und Ausbau begehen das Objekt und bepreisen erkannten Instandhaltungsstau realistisch — mit Zahlen statt Bauchgefühl. Nach der Übernahme laufen die Fäden an einer Stelle zusammen: ein fester Ansprechpartner, ein 24/7-Havarie-Service und ein Online-Portal, in dem alle Objektunterlagen von Anfang an sauber dokumentiert sind.

Das zahlt sich doppelt aus: beim Ankauf, weil jede belegte rote Flagge ein Preisargument ist — und Jahre später beim Verkauf, weil ein lückenlos dokumentiertes Objekt die Due Diligence des nächsten Käufers deutlich erleichtert.